Sådan vælger I et klubsystem til foreningen
En praktisk tjekliste til bestyrelsen: hvad skal et klubsystem kunne, hvad skal I spørge om, og hvordan kommer I sikkert videre fra regneark og mails?
Et klubsystem skal spare de frivillige for tid – ikke give dem et nyt system at passe. Her er de spørgsmål, vi anbefaler, at bestyrelsen stiller, før I vælger.
1. Hvad bruger I tid på i dag?
Skriv de opgaver ned, der fylder mest: kontingent, tilmelding til hold, beskeder til forældre, fremmøde, regnskab eller hjemmesiden. Det er dem, systemet skal løse først.
2. Hvem skal bruge systemet?
- Bestyrelsen og kassereren: overblik over medlemmer og betalinger
- Trænere og instruktører: egne hold, fremmøde og beskeder – gerne på telefonen
- Medlemmer og forældre: tilmelding, betaling og egen profil
Jo flere, der kan klare tingene selv, jo mindre administration lander hos de frivillige.
3. Kontingent og betaling
Spørg, om kontingentet kan opkræves automatisk, om I kan have forskellige priser og intervaller, og om medlemmerne får besked, før der trækkes penge. Det er her, de fleste foreninger sparer mest tid.
4. Data og sikkerhed
I har ansvaret for medlemmernes oplysninger. Spørg, hvor data ligger, om forbindelsen er krypteret, og om I kan give forskellige roller forskellig adgang.
5. Kan det vokse med jer?
Vælg et system, hvor I kan starte småt og tilføje funktioner, når behovet opstår – fx hjemmeside, webshop eller SMS.
6. Prøv det, før I beslutter jer
Bed om en demonstration med udgangspunkt i jeres egen forening, og lad gerne en træner og kassereren være med.
Vil I se, hvordan Mentoclub løser det? Book en gratis demo eller beregn jeres pris.