Fra Excel til medlemssystem – sådan flytter I foreningen
Sådan kommer I fra regneark og mailinglister til et rigtigt medlemssystem uden at miste overblikket undervejs.
Mange foreninger starter med et regneark. Det fungerer, indtil flere skal bruge det på én gang, kontingentet skal følges, og mailinglisten ikke længere passer. Sådan skifter I uden kaos.
1. Ryd op i regnearket
- Fjern dubletter og medlemmer, der er meldt ud
- Sørg for, at hver kolonne kun indeholder én slags oplysning (fornavn, efternavn, e-mail, telefon, adresse, fødselsdato, hold)
- Skriv forældres kontaktoplysninger ind ved børn
2. Beslut, hvad I vil starte med
I behøver ikke tage alt i brug på én gang. Start med medlemskartotek og hold – kontingent, afkrydsning og hjemmeside kan komme bagefter.
3. Flyt medlemmerne over
Medlemmerne kan importeres fra regnearket, eller I kan lade dem melde sig ind på ny via en indmeldelsesformular. Ved Mentoclubs All inclusive-opstart hjælper vi med at importere jeres medlemsdata.
4. Giv de rigtige personer adgang
Trænere skal se deres hold, kassereren økonomien og bestyrelsen det hele. Brug roller, så hver person kun ser det, de skal bruge.
5. Fortæl medlemmerne om skiftet
Send en kort besked om, hvorfor I skifter, hvad medlemmerne skal gøre (fx logge ind og tjekke deres oplysninger), og hvornår regnearket ikke længere bruges.
6. Luk regnearket
Når alle er flyttet, så stop med at opdatere regnearket – to kilder til sandheden er værre end én.
Book en gratis demo, så viser vi, hvordan det ser ud for jeres forening.